Slim samenwerken in tijden van personeelstekort

Dat er personeelstekort is, merkt iedereen. In de supermarkt, op de luchthaven, in de horeca en bij allerlei andere bedrijven van klein tot groot. Veel werkenden moeten alle zeilen bijzetten en dat veroorzaakt stress onder personeel. Misschien heb jij ook te maken wel collega’s met stressklachten. Deze trend wordt bevestigd door recente cijfers van Arboned waaruit blijkt dat steeds meer mensen zich ziek melden. Die stijging wordt niet alleen veroorzaakt doordat griep- en Corona-gevallen weer stijgen, ook melden zich meer mensen ziek met psychische klachten, onder andere veroorzaakt door stress. Met de huidige personeelstekorten ontstaat hierdoor een domino-effect op de werkvloer, want doordat collega’s uitvallen door te hoge werkdruk moet je vervolgens met minder mensen nóg meer werk doen.

Effectief werken door duidelijke afspraken

Wanneer je als team zo’n hoge werkdruk hebt, wil je zo effectief mogelijk werken. Slim samenwerken is daar een belangrijk onderdeel van en dat kun je met elkaar organiseren. Denk bijvoorbeeld aan afspraken die je kunt maken over de digitale kanalen waarmee je communiceert (bijvoorbeeld e-mail, chat, whatsapp, signal). Er zijn er tegenwoordig zoveel, dat je al snel overspoeld wordt als je ze allemaal steeds moet checken. Maar wanneer je als team bijvoorbeeld afspreekt dat er voor spoedzaken een bericht in een specifieke WhatsApp groep gepost wordt en minder urgente zaken via mail of Slack afgehandeld worden, hoef je niet continu alle digitale communicatietools in de gaten te houden. Daarnaast kun je de meldingen bij deze tools of apps naar wens aan- en uitzetten zodat je niet gestoord wordt door pop-ups of geluiden als je geconcentreerd moet werken. Zo heb je minder het gevoel dat je continu onder hoogspanning staat.

Offline en online werken slim organiseren

Daarnaast werken er nu natuurlijk veel meer bedrijven dan voor de corona-crisis in een hybride werksituatie. En juist wanneer je elkaar niet regelmatig ziet in een kantoor-setting, is het belangrijk slim digitaal samen te werken. Sam Marshall houdt zich al langer bezig met dit onderwerp: the Digital Workplace. In zijn model heeft hij de verschillende manieren van (samen)werken op kantoor vertaald naar digitale vormen. Volgens Marshall moet een digital workplace geen verzameling van tools zijn waarmee collega’s werken, maar een service die medewerkers helpt met hun werk. De juiste tool voor het juiste doel. Zorg dat je op de hoogte blijft van de laatste ontwikkelingen van de meeste gebruikte tools én hoe je deze samen gebruikt.

3 tips om slim samen te werken

Naast alle bovenstaande tips en tricks, lichten we nog 3 tips uit die wij onze klanten vaak geven om teams meer lucht te geven gedurende de werkdag.

Tip 1: Maak afspraken over bereikbaarheid

Iedereen heeft regelmatig focustijd nodig: ruimte om je echt even te focussen op een bepaald project of een bepaalde taak. Stoorzenders kun je dan even niet gebruiken. Daarom is het belangrijk dat teamleden duidelijk laten weten wanneer ze wel of niet bereikbaar zijn. Zo stoor je elkaar niet onnodig, bijvoorbeeld als je een deadline moet halen. In bijna elke digitale tool kun je aangeven dat je even niet gestoord wilt worden. En overall is het trouwens een goede tip je vragen aan collega’s op te sparen en deze eens of op bepaalde momenten per dagdeel te stellen. Werk je in een team of heb je een rol waarin bereikbaarheid een groot onderdeel is van de functie, maak dan ook afspraken dat je elkaar op bepaalde momenten kan waarnemen. Dan kun je op die momenten jouw grotere taken  afronden.

Tip 2: Vergader efficiënt
Het is algemeen bekend dat er veel tijd per werkweek besteed wordt aan vergaderen. Toch kunnen veel meetings nog heel wat efficiënter gehouden worden, waardoor er enorm veel tijd bespaard kan worden. Bijvoorbeeld door ruim op tijd de agenda rond te sturen zodat iedereen zich kan voorbereiden. Zo heb je een vliegende start van de meeting, zeker als je ook nog aan het begin van elke meeting duidelijk vaststelt wat het doel is en wat er bereikt moet worden. Bedenk daarnaast of een vergadering ook korter kan. Standaard 50 minuten in plaats van 1 uur vergaderen is bijvoorbeeld makkelijk vast te stellen in Outlook.

Tip 3: Communiceer efficiënt
Daarmee bedoelen we dat de boodschap of vraag voor de ontvanger direct duidelijk moet zijn, zonder dat er nog een paar keer heen en weer gemaild of gebeld hoeft te worden. Vermeld bijvoorbeeld in een e-mail een duidelijk onderwerp en in de tekst vervolgens kort en krachtig de aanleiding, je exacte vraag en wanneer jij antwoord verwacht. Gebruik bij een langere tekst bullets zodat de e-mail overzichtelijk blijft. Ook dat bespaart je collega’s en jezelf tijd.

Wil je meer weten over effectief werken? Lees dit blog of neem voor specifieke vragen contact op met een professional organizer bij jou in de buurt