Stop met uitstellen, start met weekplanningen
Hoe de zomervakantie er dit jaar uitziet, is voor heel wat Nederlanders nog niet helder. Eén aspect staat echter als een paal boven water: een paar weken afstand van je werk is ook nu belangrijk. En als je in de zomer écht ontspannen van je vrije tijd wilt genieten, is het zaak uitgerust je werk los te laten. Een weekplanning helpt hierbij; met zo’n planning overzie je goed wat je nog te doen hebt de komende weken en wat de doorlooptijden zijn. Wanneer je hier ruim voor je vakantie mee begint, kun je beter overzien welke actie er wanneer gedaan moet worden én bouw je langzaam af.
Stem je werkweek af op jouw ritme
In het algemeen helpt een weekplanning met het doseren van werk gedurende je werkweek. Dat start met te bedenken hoe jouw optimale werkweek eruit ziet. Aan het begin van de week heb je misschien de meeste energie voor meetings en later in de week werk je wellicht het liefst gefocust aan stukken die je moet uitwerken. Of andersom, afhankelijk van jouw voorkeur en energie-level. En die meetings, doe je die liever in de ochtend of in de middag? En waar past werk dat weinig energie kost het beste in jouw werkdag? Start je daar graag mee op of bewaar je dat liever tot het einde van de dag? Iedereen heeft een ander werkritme en door hier goed over na te denken, kun je niet alleen je werk beter doseren maar werk je ook effectiever, kom je beter voorbereid in meetings én houd je aan het eind van de dag meer energie over voor je privéleven.
Regeren is vooruitzien
Heb je de komende weken nog een aantal belangrijke meetings? Zorg er dan voor dat je deze ruim van tevoren inplant. Als je dat te laat doet, loop je de kans dat je kort voor de vakantie nog veel werk moet afronden. Want uit meetings komt altijd werk, toch? Zorg er ook voor dat je vervelende klussen voor je vakantie afstreept. De meeste mensen hebben de neiging vervelende klussen uit te stellen, eventueel zelfs tot na de vakantie. Toch is dat niet slim want onbewust weet je dat die vervelende taak nog steeds op je bord ligt.
Stel vervelende taken niet uit
Brian Tracy, auteur van Eat that frog refereert in zijn boek over uitstelgedrag aan een quote van Mark Twain: “Als je elke ochtend begint met het eten van een levende kikker, zal de rest van de dag een makkie zijn.” Volgens de auteur zijn taken die uitgesteld worden bijna zonder uitzondering uiteindelijk het werk dat de grootste, meest positieve impact op je leven heeft. Hij legt in zijn boek onder andere uit dat succesvolle mensen focussen op de belangrijkste taken en zorgen dat die goed gedaan worden. Onze ervaring is daarnaast dat vervelende klussen in je hoofd vaak groter worden dan dat ze echt zijn, dus rond ze op tijd af en geef ze niet de kans je vakantie te overheersen.
Aanvullende tips voor een gezond werkritme
Wanneer je nu start met het maken van weekplanningen, pluk je hier ook na de zomer de vruchten van. Bevalt de weekplanning en wil je daarna nog een stapje verder gaan? Overweeg dan een meer gedetailleerde dagplanning. Zo’n planning maak je aan het eind van elke werkdag en het zorgt ervoor dat je de nieuwe werkdag direct fris en fruitig aan de slag kan met je to-do-list. Mocht zo’n dagplanning een te grote stap voor je zijn, schrijf dan per dag 3 dingen op die je moet doen van jezelf en begin daar ook echt mee. Zitten er lastige dingen bij? Zie dat dan als work in progress; je hoeft niet meteen alles perfect te doen.
Wij adviseren meestal zo’n dagplanning gewoon op papier te maken. Streep je lijstje af en gooi hem aan het eind van de dag weg. Dit maakt het gedane werk heel zichtbaar én het geeft een goed gevoel.
Voorkom een volgeschoten kalender
Een andere tip die we onze klanten vaak geven, is om in je agenda tijd in te plannen voor werk waaraan deadlines gekoppeld zijn. Zo dwing je jezelf hieraan te werken én kunnen collega’s geen meetings inschieten. Ook voorkomt het, dat je te veel afspraken toevoegt aan je agenda en vervolgens met je eigen tijd in de knoop komt. Bevalt het maken van planningen en wil ervoor zorgen dat je na de zomervakantie rustig kan opstarten? Blok dan ruim de tijd in voor het bijwerken van je mailbox en het checken van de status van werk dat je weer moet oppakken. Zo voorkom je een agenda die volgeschoten is door collega’s.
Meer informatie?
Wil je naar aanleiding van dit blog meer informatie over wat een professional organizer voor jou kan betekenen? Kijk dan eens hier in het overzicht van organizers.
Elke maand verschijnt er een nieuw blog, exclusief geschreven voor de NBPO. Via onderstaande knop kun je eerder verschenen blogs lezen.
