Blog

Ontknoop je (PGB-)administratie: 3 tips

Bijna iedereen weet dat wanneer je huis te rommelig is, je hierdoor ook onrust in jezelf kunt ervaren. Hierbij hoeft het niet alleen te gaan om spullen, maar ook om je administratie. Dat is zeker het geval als je stapels met post en papieren om je heen hebt waarvan je niet meer exact weet wat er mee moet gebeuren. Deze situatie hoeft niet altijd bewust te ontstaan. Als je leven gehinderd wordt door een burn-out, ziekte, een handicap, autisme of andere gezondheidsproblematiek lukt het niet altijd om zelf je administratie, post en ander papierwerk op te ruimen. Terwijl juist mensen die zorg nodig hebben meer post binnenkrijgen dan de gemiddelde Nederlander, zoals post van het ziekenhuis, de verzekering, de behandelaar enzovoorts.

PGB-administratie: een hele klus

Is dit herkenbaar voor jou en heb je vanuit je gemeente een PGB toegewezen gekregen waar je gebruik van maakt? Dan weet je als geen ander dat het bijhouden van de PGB-administratie een hele klus is. Je moet bijhouden of iedereen die zorg heeft verleend is betaald en hoeveel PGB-budget er nog resteert. En daarnaast moet de informatie op ‘Mijn PGB’ ook nog voldoen aan de wettelijke vereisten. Misschien beschik je door financiële zorgen niet over de apparatuur waarmee dit handig is om te doen? Dan heb je er nog een extra probleem bij. En moet er een herindicatie gedaan worden? Dan krijg je er weer een nieuwe procedure en bijbehorende post bij. En niet te vergeten: je moet allerlei deadlines in de gaten houden. Al met al heb je er een hele kluif aan, zeker als je daarnaast ook werkt en een huishouden draaiende moet houden.

Begrip voor je problematiek

Groeit jou de stroom post boven het hoofd? Weet dan dat je altijd om de professionele hulp van een organizer kunt vragen om je te helpen met het reorganiseren van je papierwerk. Als je recht hebt op een PGB kun je vanuit dit budget een professional organizer inhuren. Vind je dat spannend of schaam je je? Dat is niet nodig, onze professional organizers snappen je problematiek en hebben al heel wat gezien en meegemaakt.

Stapje voor stapje

Wanneer je een professional organizer inschakelt om je te helpen met je administratie, ga je stapje voor stapje samen aan de slag. We starten met het sorteren van alle post op onderwerp of persoon. Vaak komen er dan ook dingen boven water die achterhaald zijn, wat de stapel alweer wat kleiner maakt. Vervolgens kijken we of er nog zaken zijn waar optie op ondernomen moet worden, en zetten dat in gang.

Vervolgens gaan we op zoek naar wat voor jou een handig archiefsysteem is. Sommige mensen vinden het handig om alle post per jaar te archiveren op de onderwerpen huis, zorg, auto, verzekeringen, vaste lasten en belastingzaken. Anderen sorteren liever op alfabetische volgorde. Het gaat er om waar je het zelf terug zou willen vinden. Wat vind jij logisch? Die vraag staat centraal.

Daarna blijft er meestal een stapeltje over met foto’s, ansichtkaarten en brieven. We bepalen samen wat je met dat restant wilt, zodat je ook deze spullen een plek kunt geven. Je kunt bijvoorbeeld een mooie doos kopen of maken waarin je alles dat van emotionele waarde is een plek geeft.

Om ook in de toekomst de administratie overzichtelijk te houden, gaan we afspreken waar je je post op een centrale plek verzamelt en hoe je het sorteert. Want het laatste dat je wilt, is dat je weer nieuwe stapels gaat creëren. Denk bijvoorbeeld aan drie postbakjes, zodat je kun sorteren of je stukken moet lezen, betalen of gelijk actie moet ondernemen.

Drie tips

Klinkt dit je goed in de oren? Doe dan alvast je voordeel met de volgende 3 tips:

Tip 1: spreek met jezelf een vast moment af waarop je je post verwerkt, dat zorgt voor structuur en overzicht.

Tip 2: betaal zoveel mogelijk via automatische incasso’s en plan betalingen in. Ontvang je een factuur die pas over een maand betaald hoeft te worden en kun je op dit moment het geld niet missen? Plan dan je betaling is. Dan weet je dat het geregeld is en kun je de brief archiveren. Opgeruimd is netjes!

Tip 3: bewaar niet alles eindeloos. Wist je dat alles dat ouder is dan vijf jaar, niet langer bewaard hoeft te worden, behalve alle dingen die je maar één keer in je leven krijgt? Denk hierbij bijvoorbeeld aan geboortebewijzen, diploma’s, hypotheekaktes en stukken van notarissen. Meer hierover kun je bijvoorbeeld hier lezen.

Heb jij een helpende hand nodig om je administratie op orde te krijgen? Check dan hier welke professional organizer bij jou in de buurt werkt.

Wil je naar aanleiding van dit blog meer informatie over wat een professional organizer voor jou kan betekenen? Kijk dan eens hier in het overzicht van organizers.

Elke maand verschijnt er een nieuw blog, exclusief geschreven voor de NBPO. Via onderstaande knop kun je eerder verschenen blogs lezen.