Impactverhalen

Samen met mijn collega beman ik al twintig jaar de administratie van een bedrijf. Als je al zo lang hetzelfde werk doet, is het onvermijdelijk dat je dingen op de automatische piloot doet. Zo was dat tot voor kort ook bij ons. We zijn allebei in de zestig en stamden uit de tijd van het kopieerapparaat en het handmatig nieten. Met de computer waren we niet echt handig.  Voor alles hadden we ons eigen systeem, dat niet per se efficiënt was. Zo sloegen we belangrijke documenten soms wel tien keer op, op verschillende plaatsen in de computer, zodat we ze terug konden vinden.

Het ging goed tot we een jongere collega kregen, die veel sneller en efficiënter werkte dan wij. Ze sprak ons daar een keer op aan. Ik dacht: ze heeft wel een punt, maar waar haal ik de tijd vandaan om alles opnieuw te leren? Ik werkte maar twee dagen en die waren behoorlijk gevuld. En toen kwam Corona. Opeens moesten we via Teams gaan vergaderen. Ik deed wat ik kon, maar had vaak geen idee wat ik moest doen. Hoe moest je bijvoorbeeld tijdens een online vergadering stukken inkijken? Mijn gehannes viel natuurlijk op. Op een gegeven moment opperde een van de managers: waarom vraag je geen hulp? Dat is heus geen schande; sterker nog: het is alleen maar fijn voor het bedrijf.

Zo ging het balletje rollen. Via de organisatie 1uur.nu vond ik een Organizer. Die is een paar keer twee uur op kantoor geweest, onder werktijd. Ik vond het een openbaring. Van tevoren zag ik er wel een beetje tegenop. Ik voelde me zo onhandig… Maar de Organizer veegde dat meteen van tafel. Ze was heel aardig en geïnteresseerd. Laat maar zie hoe je werkt en waar je tegenaan loopt, zei ze. Zo leerde ze ons stapje voor stapje slimmer werken.

Een van de eerste dingen die ze introduceerde was een online takenlist. Tot dan toe had ik altijd gewerkt met een papieren to do list, waar ik mijn taken van afstreepte. Maar omdat ik een dag thuis werk en een dag op kantoor, had ik die lijst vaak niet bij me. Dan moest ik een nieuw lijstje maken. De Organizer leerde me dat je heel makkelijk in Outlook een takenlijst kan aanmaken. Die zit in de computer, dus die heb je altijd bij je. Het werkt ook veel netter en prettiger dan papieren lijstjes, die altijd rommelig werden van al het gestreep.

Ook leerde ze ons een nieuwe structuur aan op de server, waardoor we documenten beter konden terugvinden. Zo hoefden we geen talloze backups meer te maken. En ik leerde dat ik niet meer zoveel hoefde te printen. Dat deed ik met documenten en e-mails waar ik niet meteen tijd voor had – mijn hele bureau lag altijd onder de stapels. De Organizer raadde me aan om in Outlook een mapje “afwachten” aan te maken, waar ik die documenten in kwijt kon. Een uitkomst! Ik heb nu altijd een opgeruimd bureau en een lege inbox.

Niet alles wat nieuw is, is eng, weet ik nu. Het wordt niet voor niets uitgevonden. Ik voel me zelfverzekerder en heb meer aansluiting gekregen met de jongere generatie. Soms hoor ik mijn kinderen iets zeggen over computers en dan denk ik: hee, dat weet ik ook!’