Impactverhalen

“Als hoofd corporate communicatie bij een grote commerciële organisatie met ruim tweeduizend medewerkers, heb ik een behoorlijk veeleisende baan. De hele dag door ontvang ik e-mails van mensen die nu contact met mij willen. Ik begin elke werkdag met een overvolle inbox. Dat doet iets met je. Een hele tijd dacht ik dat ik het zelf moest oplossen. Tot ik een keer terugkwam van vakantie en ontdekte dat mijn inbox was geëxplodeerd. Opeens overzag ik het niet meer. Dat was het moment dat ik dacht: ik kan dit niet alleen.

Helaas kon ik geen secretariële ondersteuning krijgen. Mijn functie is daarvoor niet hoog genoeg, werd mij verteld. Waanzin natuurlijk – als hoofd communicatie kom je om in het werk. Maar ik heb geleerd om geen energie te steken in dingen die ik niet kan veranderen. In plaats daarvan kijk ik liever naar wat wél mogelijk is. Dus ben ik op zoek gegaan naar een Professional Organizer. Toen ik er een had gevonden, heb ik dat simpelweg bij mijn baas aangekondigd. Hij keek er wel even van op, maar het was geen probleem. Uiteindelijk heeft hij er ook baat bij als ik het overzicht bewaar en niet overspannen raak.

De eerste kennismaking met de organizer was heel prettig. Ik merkte meteen dat ze rust bracht. En ze communiceerde net als ik zakelijk en direct. Ik zei: ik heb je hulp nodig en liet haar mijn inbox zien. Zij antwoordde: ik zie het en daar gaan we lekker samen aan werken. Zo gezegd, zo gedaan. Ze kwam met praktische handvatten, waar ik direct mee uit de voeten kon.

Zo leerde ze me dat ik een overzichtelijk archief moest maken in mijn inbox, met aparte mapjes voor verschillende projecten. Ook raadde ze me aan niet meer dan twee vaste email-momenten in te stellen. ‘s Morgens vroeg een eerste scan-ronde, om mijn mail in te delen in de verschillende mapjes. En dan ’s middags lezen en beantwoorden van urgente mails. Daarnaast adviseerde ze me om de allerbelangrijkste mails, bijvoorbeeld die van mijn leidinggevende, een vlaggetje of een andere kleur te geven. Zo pik ik ze er meteen uit. Ook leerde ze me te accepteren dat een volle inbox nu eenmaal hoort bij mijn functie. Ik zal nooit op nul mails uitkomen. Ook dat inzicht gaf me rust.

Kijk: ik ben een sterke vrouw die een heleboel zelf kan. Maar ik weet nu, dat ik niet alles zelf hoef te kunnen. Ik mag soms ook lief zijn voor mezelf en ik mag om hulp vragen. Dat verdien ik. Een Professional Organizer is een prachtig cadeau aan mezelf. Ik ben veel gelukkiger sinds ik af en toe een liefdevolle schop onder m’n kont krijg.

Intussen heb ik besloten om voor mezelf te beginnen. Om alles administratief te ordenen heb ik opnieuw de hulp van een organizer ingeroepen. Zo begin ik straks in een gespreid bedje als zzp’er. Ook privé heb ik een organizer ingeschakeld: mijn dochter van 13 heb ik een opruimsessie cadeau gedaan voor haar verjaardag. Zo leer ik haar nu al dat ze zichzelf dit gewoon mag gunnen.”