Digitale bestanden archiveren? Start met weggooien!

De digitale postduif levert dagelijks veel post af. Van verzekeringspolissen tot belastingdocumenten en van updates over abonnementen tot nieuwsbrieven. Voor je het weet stroomt je mailbox over en raak je het overzicht op al je opgeslagen digitale documenten compleet kwijt, zowel privé als op het werk. Om dit te voorkomen, is het belangrijk dat je je digitale documenten zo goed mogelijk archiveert. Alleen zo krijg je weer de controle over je mailbox en computer. De eerste stap in dat proces? Weggooien!

Infodetox: sop je digitale kastjes uit
Bijna iedereen die digitale documenten te lang bewaart, doet dat vanwege weggooi-angst. Je bent bijvoorbeeld bang dat je polissen in de toekomst nog nodig zult hebben. Maar al die bewaarde documenten samen, nemen enorm veel ruimte in. Natuurlijk kun je extra opslagruimte kopen, maar waarom zou je dat doen als het niet écht nodig is? Wist je dat er voor veel documenten een maximum bewaartermijn is? Oude verzekeringspolissen mag je dus gewoon weggooien. Aan de andere kant: digitale bankafschriften kun je niet onbeperkt downloaden, vaak is dat maar tot 15 maanden geleden mogelijk.

Vergelijk het opruimen van je digitale documenten maar met de grote voorjaarsschoonmaak: ééns per jaar sop je je digitale kastjes flink uit en daarna houd je het goed bij. Doe je dat niet? Dan weet je over 10 jaar niet meer waar je wat bewaart, en eventuele nabestaanden op langere termijn al helemaal niet.

Draai de mailkraan dicht
Wanneer de digitale kastjes zijn opgeruimd, is de volgende stap ervoor te zorgen dat er minder documenten binnenstromen. Zo houd je overzicht. Hoe je dat doet? Zet voor jezelf op een rijtje wat er allemaal binnenkomt, welke mails je echt wilt blijven ontvangen en waarom je iets downloadt. Lees je al die nieuwsbrieven wel echt? En heb je die maandelijkse facturen van bijvoorbeeld telefoon- en TV-abonnementen wel nodig? Is het antwoord op deze vragen ‘nee’, meld je dan af. Vind je dat lastig? Trek dan eens de vergelijking met Spotify. De manier waarop mensen naar muziek luisteren is de laatste jaren flink veranderd. Veel mensen kopen geen muziek meer zoals je eerder een CD kocht, maar streamen via bijvoorbeeld Spotify. Heel normaal toch inmiddels? Waarom zou je dan facturen nog op je harde schijf zetten als er een extern platform voor is? Maak het jezelf makkelijker: laat documenten die elders beschikbaar zijn, vooral daar staan en download ze pas wanneer dat echt nodig is. Dat scheelt weer heel wat archiveerwerk en opslagruimte!

3 opruimtips voor digitale documenten
Vind je het niet makkelijk om je digitale documenten op te schonen? De volgende tips helpen je verder.

Tip 1: begin klein en beloon jezelf
Deel het opruimen van je digitale documenten op in kleine stukjes. Als je je huis opruimt doe je dat toch ook kast voor kast of per ruimte? Zo is het ook met je digitale omgeving; begin met één map en ruim die op. Vink voor jezelf af hoeveel mapjes je per dag doet. Bij elke vijf mapjes die je hebt opgeruimd gun je jezelf vervolgens iets leuks of lekkers. Want als je inzichtelijk maakt wat je allemaal al gedaan hebt én jezelf ervoor beloont, werkt dat stimulerend.
Heb je van meerdere jaren ongeopende mails? Zet deze dan tot en met 2020 in een map ‘archief’. Begin vervolgens met het opruimen van de mails uit 2021. De rest pak je dan later aan, bijvoorbeeld als er ruimtegebrek is of als het je digitale archief overzichtelijker maakt.

Tip 2: maak een mappenstructuur
Om je digitale documenten makkelijk terug te kunnen vinden, is het belangrijk dat je een mappenstructuur maakt. Bedenk om te beginnen in welke hoofdcategorieën je documenten wilt opslaan, bijvoorbeeld werk, huis, school en kinderen. Vervolgens sla je als test 10 documenten op in één van deze mappen. Wanneer je merkt dat documenten in meerdere mappen gearchiveerd kunnen worden, moet de structuur aangepast worden. Heb je de mappenstructuur gemaakt en kom je een document tegen dat in geen enkele map past? Vraag je dan af of je dat document überhaupt wel moet bewaren.

Als het gaat om digitale documenten die elders staan, is het slim om eens de Nibud Bewaarwijzer in te vullen. Zo houd je overzicht over waar je welke informatie terugvindt.

Tip 3: steek je licht op bij bekenden
Bijna iedereen loopt tegen dezelfde issues als jij aan. Ook je vrienden en kennissen. Loop je tegen vragen aan? Iedereen heeft verzekeringen, een huis en een administratie. Voel je dus vrij je vragen te delen met familie of vrienden en leer van hun ervaringen. Je zult merken dat er veel mensen zijn waar je wat van kunt leren en zo help je elkaar. Kom je er echt niet uit, of vind je het fijner een onafhankelijke partij te betrekken bij je vragen, zoek dan een professional organizer om je te ondersteunen.