Hoe structureer je de hybride werkweek?

Tijdens de coronacrisis zijn er heel wat nieuwe Scrabble-woorden ontstaan. Kuchscherm, lockdownfeestje, prettester, zoomen en ga zo maar door. Ook de term hybride werken is helemaal ingeburgerd. Na 1,5 jaar thuiswerken, is het een opluchting je collega’s weer live te zien en dat af te wisselen met werken vanuit huis of een co-working space. Dit hybride werken vraagt om een nieuwe manier van plannen én structureren.

Veel mensen worstelen met de nieuwe manier van werken. Het is voor hen moeilijk te bedenken wat ze waar moeten doen. En er zijn andere vragen: “Waar moet ik zitten wanneer ik op kantoor ben? Moet ik op vaste dagen op kantoor zijn? Is die stilteplek wel vrij als ik me wil focussen? Wat wordt er van me verwacht? Hoe houd ik overzicht op alles?”. En dan nog het sociale aspect: collega’s nemen de tijd voor bijpraten en gezelligheid, maar er moet ook nog gewerkt worden. Al met al is structuur aanbrengen in je werkweek er niet gemakkelijker op geworden. Maar onderstaande 3 tips kunnen je helpen.

Tip 1: neem de regie door bewuste keuzes

In de dagelijkse praktijk merken onze Professional Organizers dat veel mensen het fijn vinden om thuis focus-werk te doen en de lossere klussen op kantoor. Daarmee bedoelen we het werk dat je samen met collega’s doet: kennis combineren, sparren en samen zoeken naar oplossingen. Heb jij om de werkweek op te starten behoefte aan stimulans van anderen? Plan dan een vaste kantoordag in op maandag. Wil je juist rust na het weekend? Trap dan de week thuis af, zodat je tijd hebt voor focuswerk. Zo’n vaste structuur is niet alleen fijn voor jezelf maar ook voor collega’s, bijvoorbeeld om makkelijker meetings in te plannen. Andere belangrijke factoren zijn:

• Woon-/werkverkeer. Reis jij naar kantoor met je auto of OV? Ga dan naar kantoor op dagen waarop er minder verkeer is of kies dagen waarop je wél kunt zitten in de trein
• De weekplanning van collega’s. Iedereen heeft favoriete collega’s of collega’s waarmee je veel samenwerkt. Zorg ervoor dat jij op kantoor bent, wanneer zij er ook zijn.
• Vaste dagen waarop je werkgever graag je gezicht ziet. Weet jij wanneer je manager wil dat je op kantoor bent? Er zijn veel teams die dit nog niet met elkaar hebben besproken. Om verwachtingen te managen en discussies te voorkomen, moeten werknemers en werkgevers samen overleggen wanneer je elkaar op kantoor ziet.

Vergeet niet: Jij staat zelf aan het roer om je eigen werkweek te sturen. Dat lukt misschien niet elke week maar als jij er je best niet voor doet, lukt het zeker niet.

Als Professional Organizers adviseren we je: zet duidelijk in je agenda wanneer je waar werkt.  Dat is fijn voor jezelf én je collega’s. Je kunt je vaste dagen makkelijk in je agenda plannen, middels een terugkeerpatroon.

Tip 2: breng structuur aan in je communicatie (en de tools waarmee je dit doet)

Alle veranderingen op de werkvloer sinds de coronacrisis, hebben ertoe geleid dat we nog meer digitaal zijn gaan communiceren dan voorheen. Doordat je niet even naar die collega kunt lopen om vragen te stellen, zijn we veel meer gaan mailen. Liefst meteen, want dan kun je het zelf niet vergeten en is het van je bord. Maar daarmee creëren we met z’n allen overvolle mailboxen en dat kost iedereen veel tijd.

Het is beter je vragen op te sparen en deze eens per dag(deel) te communiceren. Of beter nog: deze live met elkaar bespreken en zo collega’s niet te overstelpen met e-mail. Op die manier zorgen we ervoor dat we elkaar niet overbelasten. En wat geldt voor mail, geldt natuurlijk ook voor Slack, WhatsApp en andere communicatie-tools. Heb je op een dag vragen die je echt niet kunt verzamelen? Pak dan eens heel old-fashioned de telefoon. Dat zorgt voor een andere verbinding, die efficiënter kan zijn doordat je de ander beter aanvoelt of samen of betere ideeën komt. Plus: je geeft je ogen even schermpauze. Ook heel belangrijk!

Tip 3: denk na voor je meetings inplant

Al heel wat bedrijven minimaliseren de laatste tijd video-vergaderen, want daarmee mis je toch veel van de non-verbale communicatie die je in live meetings op kantoor wél hebt. Vraag je wel af of elke live meeting écht nodig is. Worden er in de wekelijkse afdelingsvergadering vooral mededelingen gedaan? Kies dan voor een live-meeting om de week of eens per maand. Stuur de overige weken de updates digitaal. Dat bespaart veel tijd en geld. In de maandelijkse meeting kun je dan onderwerpen behandelen, die wél besproken moeten worden in teamverband.