Ruim digitale bestanden op en bespaar opslagruimte en energie

Bijna iedereen slaat digitale bestanden op in de cloud. Of het nu gaat om bestanden die op je smartphone staan of op je pc; de cloud is een laagdrempelige en flexibele uitbreiding van opslagruimte. Het is te vergelijken met een online drive die niet fysiek bij je pc of andere apparatuur aanwezig is.

Zo’n externe opslagmogelijkheid is enorm populair; we bewaren immers met z’n allen steeds meer digitale data en bestanden. De cloud is dan ook niet alleen in trek bij bedrijven, er bestaan al heel wat cloudopslagdiensten voor particulieren. Heb je een iPhone, en kreeg je wel eens de melding dat de opslag in iCloud Mail vol is? Dan kun je ruimte bijkopen, maar ook simpelweg je inbox opschonen. Of misschien werk je met Google Drive, Google Foto’s, OneDrive, Dropbox of een andere dienst? Al deze clouddiensten bewaren je documenten in een datacenter ergens op deze aardbol. En daarvan moeten er steeds meer bijgebouwd worden.

Impact CO2-uitstoot

De bouw van nieuwe datacenters ligt vaak gevoelig, onder meer doordat ze veel elektriciteit en ruimte nodig hebben. En dat heeft impact op het milieu. Wist je dat ICT 3,9% van de CO₂-uitstoot in de wereld veroorzaakt en dat dat meer is dan alle luchtvaart bij elkaar? Een vijfde van die 3,9% komt door het energieverbruik van datacentra. Lang niet iedereen is zich ervan bewust, maar het loont om minder digitaal te bewaren. Dat bespaart niet alleen kosten van extra opslagruimte, het verbruikt ook minder energie.

Wil jij slimmer omgaan met digitale bestanden? De volgende tips helpen je verder.

Tip 1: zomerschoonmaak en preventief opruimen van digitale bestanden

Veel mensen hebben in de zomer meer tijd en energie dan in de herfst en winter. Hoe fijn is het om deze energie effectief te gebruiken door digitale documenten op te ruimen. Doe dat stukje voor stukje, zodat het overzichtelijk en behapbaar blijft. Pak bijvoorbeeld elke week de bestanden van 6 maanden aan. Wist je verder dat er voor veel digitale documenten een maximum bewaartermijn is? Zo hoef je bijvoorbeeld bankafschriften niet langer dan 5 jaar te bewaren.

Ben je eenmaal op orde? Leer jezelf dan aan om preventief op te ruimen. Dat kan op elk gewenst moment. Zit je bijvoorbeeld rustig in de trein of ben je ergens aan het wachten?  Gebruik deze momentjes dan om overbodige foto’s op je smartphone te verwijderen. Stel: je bent op een festival en maakt 50 foto’s. Als je die na een paar dagen terugkijkt, blijkt maar al te vaak dat er 5 echt tof zijn. Waarom zou je de rest bewaren? Verwijder de overige 45, want die voegen niets meer toe aan de herinnering aan het festival.

Tip 2: maak alleen back-ups van bestanden die je écht nodig hebt

Werk je met een online backup-dienst? Let er dan op, dat je alleen een back-up maakt van bestanden waarvoor dat echt nodig is. Staan bijvoorbeeld je foto’s al op Google Photo’s of iCloud Photo Library? Waarom zou je ze dan nog opslaan in een andere online back-up service? Dat neemt alleen maar extra ruimte in.

Tip 3: maak gebruik van een externe harde schijf

Sla je veel grote bestanden op zoals foto’s? Of ben je ondernemer en heb je veel documenten die je vanwege fiscale regels moet bewaren? Gebruik dan voor bestanden die je niet regelmatig bekijkt een externe harde schijf (EHS). Zo’n schijf koop je al vanaf € 50. Voor de veiligheid kun je daarnaast belangrijke documenten op een 2^e externe harde schijf kopiëren. Als je deze bewaart bij familie of vrienden die je vertrouwt, zijn je bestanden in geval van nood zoals een inbraak of brand in je eigen huis, veilig.

Tip 4: haal de bezem door je mailbox

Stroomt je mailbox overvol en wil je meer overzicht en meer vrije opslagruimte? Meld je dan om te beginnen, af van de nieuwsbrieven die je meestal toch niet leest of meteen verwijdert. Dat scheelt je opslag én tijd. Kom je er al doende achter dat je veel ongeopende mails hebt? Zet deze dan tot en met vorig jaar in een map ‘archief’. Begin vervolgens met het opruimen van de mails van 2022. De rest kun je dan stapje voor stapje opruimen of deleten. Dat geeft overzicht én bespaart ook weer opslagruimte.

Wist je dat je mails ook kunt selecteren op afzender? Zo kun je veel mails van dezelfde afzender, bijvoorbeeld van die vakantiediscounter, online kledingwinkel of krant, heel makkelijk en snel verwijderen. En als je dan toch bezig bent, leeg dan ook je prullenbak want als je dat niet doet, nemen je bestanden daar nog steeds ruimte in.