NBPO

Eindelijk opruimen door harde deadlines……een ramp of een zegen?

Datum: 03-09-2022 Auteur: Webmaster Categorie: Blog

“Opruimen doe je niet door op te bergen maar door los te laten”. Dit is zo’n typisch voorbeeld van een tegeltjeswijsheid die niet voor iedereen even makkelijk in realiteit om te zetten is. Er zijn nogal wat mensen die het op z’n minst lastig vinden om spullen weg te doen. En anderen ervaren zelfs pure weggooiangst. Maar waarom is het zo moeilijk om oude spullen weg te gooien, soms zelfs als je deze al lang niet meer gebruikt? En waar komt die hechting aan materiële spullen vandaan? De Britse psycholoog en auteur Christian Jarrett legt het uit in deze video.

Hechten aan materie zit er al vroeg in. Als je het favoriete speelgoed van een kind even wilt afpakken, merk je dat al snel. Dit heeft ermee te maken dat, wanneer we een item als ‘van ons’ beschouwen, we de waarde ervan hoger inschatten. Dit heet het endowment-effect (bezitseffect). De band die we met materiële bezittingen hebben, wordt verder versterkt tijdens het opgroeien. En je raadt het al, ook als je gaat opruimen krijg je te maken met dit endowment-effect. Want: we willen graag houden wat we hebben en daardoor wordt opruimen vaak uitgesteld.

Hulp bij externe deadlines zoals renovaties

Wanneer mensen te maken krijgen met externe deadlines waardoor er wel opgeruimd móet worden, komt er vaak een professional organizer in beeld. Een voorbeeld is een situatie waarbij een woningbouwvereniging de renovatie van een woning aankondigt. Bij een ingrijpende renovatie zoals de vervanging van een vloer of dakisolatie waardoor de zolder leeg moet zijn, is opruimen onvermijdelijk. Maar wanneer mensen in sterke mate last hebben van het endowment-effect, lukt ze dit niet zelf. Wij begeleiden hierbij, onder andere door het proces in kleinere stapjes en meerdere deadlines onder te verdelen. Dan zien onze cliënten ook heel concreet wat de consequentie is, als ze zich niet aan de timing houden.

Behapbare stappen

Een organizer helpt de vertaalslag te maken van theorie/maatregelen naar praktisch: “Wat kan er concreet wanneer gedaan worden?”. Een keiharde deadline kan dus een zegen zijn als je het proces in behapbare stappen opdeelt: aan het eind van het proces heb je niet alleen een geïsoleerde, maar ook een opgeruimde zolder.

Angst om documenten te vernietigen

Ook organisaties vragen regelmatig vergelijkbare hulp, bijvoorbeeld als er een grote digitaliseringsslag plaatsvindt, het kantoor geminimaliseerd wordt of als kantoren gaan werken met ‘een meter plank voor eigen spullen’ of met het gebruik van een persoonlijke locker. Medewerkers gaan in dat proces papieren stukken en documenten vernietigen. Dat is voor velen een lastig proces: zulke spullen zijn voor mensen het bewijs van hun prestaties. Wanneer ze een papieren rapport dat ze zelf gemaakt hebben, moeten weggooien ontstaat vaak de gedachte: “Ik heb zoveel tijd besteed aan dat rapport, is het er straks echt nog wel digitaal”? De angst dat dit niet zo zou zijn, is gerelateerd aan de overtuiging dat kennis symbool staat voor macht. “Als ik het maar terug kan vinden, heb ik grip op mijn werk. Maar als ik het niet terug kan vinden, wat voor impact heb ik dan nog?”.

Een andere reden waarom het lastig is op het werk op te ruimen, is dat mensen het moeilijk vinden besluiten te nemen. Dat stellen ze bij voorkeur uit. Besluiten maken kost energie, ook over wat je houdt en wat je weggooit. Zolang je de keuze niet maakt kan het ook niet fout zijn. Maar wanneer een werkgever het koppelt aan een concrete deadline, verandert dat de zaak. Zeker als je gezamenlijk met andere collega’s als groep aan de slag gaat. Goede ondersteuning voor het groepsaspect is dan ook uitermate belangrijk om van zulke externe deadlines een succesvol opruimproces te maken.

Goede ondersteuning van het groepsproces

Ten eerste hebben mensen duidelijke kaders nodig, onder andere over wat ze wel/niet mogen weggooien of hoelang de wettelijke bewaartermijn is. Overheidsinstellingen bijvoorbeeld zijn verplicht om veel correspondentie met burgers te bewaren, ook fysieke stukken en historische of juridische stukken. In grote organisaties kan de afdeling Documentaire Informatie Voorziening of een bibliothecaris hier een belangrijke rol in spelen. Wanneer de kaders staan, is de volgende stap dat alle medewerkers in teamverband bespreken wie wat doet, en hoe ervoor gezorgd wordt dat alles in de toekomst opgeruimd blijft en bijgehouden wordt.

Opruimweek

Terwijl de kaders gezet worden, kan de werkgever nadenken over hoe het groepsproces gestimuleerd wordt tijdens het opruimtraject. Denk aan het lanceren van een opruimweek met een workshop en allerlei andere activiteiten die in het kader staan van opruimen en die het gevoel geven: “we gaan deze week echt met z’n allen focussen op opruimen”. Middelen die hiervoor ingezet kunnen worden, zijn onder andere:

  • een dagelijks video-verslag van een manager die ambassadeur is voor de opruimweek
  • een externe spreker die motiverend is
  • een bingo evenement waarbij afgestreept kan worden wat medewerkers al hebben opgeruimd
  • een ijs-moment om het hoofd koel te houden
  • andere sociale momenten die het groepsgevoel stimuleren.

Stel opruimwerk niet langer uit

De moraal van het verhaal: externe deadlines kunnen enorm behulpzaam zijn om lang uitgesteld opruimwerk aan te pakken. Heb je inspiratie gekregen door dit blog maar heb je zelf niet met een externe deadline te maken? Creëer er dan zelf één. Als je jouw eigen deadline hardop uitspreekt naar een familielid of vriend, wordt het ook een echte deadline!

Meer informatie?

Wil je naar aanleiding van dit blog meer informatie over wat een professional organizer voor jou kan betekenen? Kijk dan eens hier in het overzicht van organizers.

Elke maand verschijnt er een nieuw blog, exclusief geschreven voor de NBPO. Via onderstaande knop kun je eerder verschenen blogs lezen.

Webstation Webdesign Wordpress developmentWordpress Development

Inloggen