Ben je zelf een uitstekende planner die deadlines meestal haalt? Dan kan het lastig zijn begrip op te brengen voor collega’s die hier niet goed in zijn. Sterker nog, je kunt er flink last van hebben. Bijvoorbeeld wanneer jouw projecten in gevaar komen, door zo’n collega die werk te lang voor zich uitschuift. Toch kun je notoire uitstellers niet over één kam scheren. Wist je bijvoorbeeld dat er diverse types te onderscheiden zijn? Uitstellers zijn niet persé luie mensen of mensen zonder zelfdiscipline. Wanneer je de oorzaken van uitstelgedrag kent, kun je meer invloed uitoefenen. Met onderstaande uitleg geven we je een paar handvatten om ervoor te zorgen dat je collega’s met uitstelgedrag kunt helpen.

Uitsteltype 1: De Stress-junkie

Wanneer je zelf van balans en overzicht houdt, kan het lastig zijn je te verplaatsen in de Stress-junkie. Dit type uitsteller geniet namelijk van de kick die werken onder druk geeft! Zonder deze kick komt mrs. of mr. Stress-junkie niet in beweging. Hebben ze nog drie weken tot een deadline? 99% kans dat ze dan 3 dagen voor de deadline starten. En dat kan natuurlijk invloed hebben op de geleverde kwaliteit!

Wanneer onze professional organizers te maken hebben met een stress-junkie, leren we ze te werken met tussentijdse deadlines. Denk bijvoorbeeld aan een tussentijdse datum waarop werk bij een collega ingeleverd moet worden. Dan hebben ze nog steeds een deadline die een kick geeft, maar deze heeft minder consequenties voor collega’s, klanten of de organisatie. Zo leren ze beter de grens aanvoelen tussen wanneer uitstellen prima is, en wanneer het onverantwoord wordt.
Voor dit type uitsteller is het ook nuttig om samen te kijken welke werkfacetten nog meer voldoening geven, behalve dit ‘op het nippertje dingen afkrijgen’.

Uitsteltype 2: De Besluiteloze

De Besluiteloze uitsteller werkt vanuit kernkwaliteiten zoals perfectionisme en zorgvuldigheid. Dat zijn prima kwaliteiten, maar jammer genoeg wordt de Besluiteloze gehinderd door de angst om afgewezen te worden en faalangst. Veelvoorkomende gedachtes die dit type heeft zijn: “zolang ik niks inlever, kan het ook niet fout zijn” of “ik kies voor deze richting in mijn voorstel, maar wat als het niet zo goed uitpakt als ik hoop?” Besluiteloze uitstellers twijfelen veel aan zichzelf en leggen de verantwoordelijkheid graag bij een ander neer. Want zolang ze zelf geen besluit nemen, kunnen ze geen fouten maken.

Wanneer wij een Besluiteloze uitsteller mogen helpen, leren we ze – waar mogelijk – verantwoordelijkheden te delen. We vragen ze toekomstige twijfels te bespreken met een beperkt aantal collega’s die ze vertrouwen: “Ik denk dat ik linksaf moet gaan maar twijfel, wil je even meekijken of met me sparren?” Doe dit niet met te veel mensen, want hoe meer meningen je krijgt hoe lastiger het weer wordt. We adviseren daarnaast niet blanco naar een collega te gaan, maar zelf eerst een beknopte structuur/aanpak te maken. Dat geeft houvast en stimuleert zelfvertrouwen!

Herken je dit type uitsteller? Leer ze dan verder dat om hulp vragen, ook een kracht is.

Uitsteltype 3: De Dromer

De Dromer ontsnapt graag uit de realiteit; dit type vindt dat er leukere dingen in het leven zijn, dan werken. Ook zijn ze vaak meer geïnteresseerd in grotere lijnen dan details. Deze combinatie maakt, dat ze niet van dromen naar doen komen. Ze blijven vaak steken in het vage, komen niet aan concrete taken toe en laten bij voorkeur details en taken die ze niet interessant vinden (zoals de administratieve kant van werk) aan anderen over.

Het is belangrijk dat Dromers zich realiseren dat ze hun zelfdiscipline moeten verbeteren en dat taken die ze niet leuk vinden, toch realiteit zijn. Onze belangrijkste tip aan dit type is om werkafspraken te maken over kleine, concrete taken. Pakt iemand de administratieve kant van werk niet op? Dan helpen wij ze stapsgewijs door het werk heen te gaan en koppelen een tijdspad aan uit te voeren werkzaamheden. Denk bijvoorbeeld aan een lijst van 10 taken die over 2 weken gedaan moeten zijn. Door vervelende taken in kleine porties op te pakken en niet te laten ophopen, is het makkelijker werk alsnog af te krijgen.

Uitsteltype 4: De Zelfsaboteur

Zelfsaboteurs stellen enorm hoge eisen aan zichzelf en collega’s. Maar anders dan bij een ‘gewone’ perfectionist, laadt de Zelfsaboteur enorm veel werk op zijn of haar bord in combinatie met het onvermogen goede planningen te kunnen maken. Je hoort ze regelmatig zeggen: “Ik heb het zo druk, dit had gewoon niet op tijd gekund”. Ze stellen te hoge eisen aan zichzelf, waardoor ze taken niet op tijd afronden. Omdat hun werk über-perfect moet zijn, besteden ze er te veel aandacht en tijd aan. Daarnaast maken ze een koppeling tussen waardering door anderen en hun gevoel van eigenwaarde, wat ze afhankelijk maakt van meningen van anderen en van omstandigheden. Omdat ze het daarnaast ook fijn vinden anderen te helpen, krijgen ze nóg meer werk op hun bord.

De beste remedie voor dit type? Realistische tijdsblokken voor werkzaamheden in de agenda inplannen. Wanneer ze zelf de keuze hebben, plannen ze al snel tijdsblokken van een dagdeel in. Maar dat is niet reëel qua focus. Beter is het 2 blokken van 2 uur op verschillende dagdelen aan dezelfde taak te werken. Zelfsaboteurs zijn erbij gebaat lucht in de agenda te houden én er rekening mee te houden dat zaken anders kunnen lopen dan verwacht (reservetijd voor onvoorziene omstandigheden). Ook het onderzoeken van hun behoefte aan waardering is de moeite waard, al kan dat ingewikkelder zijn.

Sleutel tot verandering

Alle uitstellers hebben baat bij een collega die een stok achter de deur is, stuurt op deadlines en deze in de gaten houdt. Ben je zelf een uitsteller? Onderzoek dan, eventueel met behulp van een collega, wat de oorzaak is. Dan heb je de sleutel tot verandering van je gedrag in handen! Heb je daar een helpende hand bij nodig? We helpen je graag verder in zo’n traject.