Hoe schakel je af als je 24/7 aanstaat?
Ook in dit bijzondere jaar waarin we voor zoveel uitdagingen staan, vindt in november de Week van de Duurzame Inzetbaarheid plaats. Alle sessies en presentaties die aan dit event gekoppeld zijn, vinden natuurlijk geheel virtueel plaats. Want zo’n thema-week waarin duurzame inzetbaarheid centraal staat overslaan? Dat is juist nu geen optie. Meer dan ooit vinden werkenden het door de thuiswerksituatie lastig af te schakelen, zich te focussen en bij velen vervaagt de grens tussen werk en privé. Organisaties die hun mensen fit en gezond willen houden, doen er goed aan vinger aan de pols te houden en te checken hoe het met het stresslevel en welzijn van hun werknemers staat.
Stress door gebrek aan focus
Dat langdurige stress tot gezondheidsklachten en uitval kan leiden, is geen nieuw gegeven. Maar nu veel Nederlanders thuiswerken ontstaat er een ander spanningsveld dat wordt veroorzaakt door stress die ontstaat door gebrek aan focus. Behalve een continue stroom aan digitale berichten en virtuele meetings, verslapt je aandacht ook door die koerier die voor de deur staat, een kind dat thuiskomt en aandacht nodig heeft, familieleden en vrienden die bellen omdat je toch thuiswerkt en ga zo maar door. Je moet het allemaal maar zien te managen. Zonder dat je het doorhebt werk je meer dan 40 uur, sta je 24/7 aan en heb je aan het eind van de dag toch je werk niet af.
5 timemanagement-tips
Herken je dit gebrek aan focus en wil je je dag beter kunnen managen? Check dan deze timemanagement-tips:
Tip 1: Optimaliseer je agenda en mailbox
Weet jij hoeveel tijd per dag je effectief écht aan je werk kunt besteden? Heb je per dag goed in kaart welke afspraken je hebt met collega’s en externen? Kun je in één oogopslag makkelijk onderscheiden welke andere afspraken of deadlines je hebt? Als je je agenda en mailbox inzichtelijk indeelt, is dit een fluitje van een cent én werk je veel effectiever. Dat kun je bijvoorbeeld doen door in de agenda met kleuren te werken. Blauw is dan bijvoorbeeld een actie voor jezelf, geel is een actie voor een collega of manager, groen zijn externe afspraken en oranje zijn afspraken met een team. Privé-activiteiten of afspraken maak je grijs en zo heb je bij de start van elke nieuwe werkdag optimaal inzicht in je dagindeling.
Om ervoor te zorgen dat je mailbox niet dichtslibt, kun je diverse mapjes aanmaken die je standaard eens per week checkt voor zaken die niet urgent zijn. Wat dacht je van een mapje financiën, een mapje leesmateriaal en een mapje ‘wachten op’? Naar deze laatst genoemde map verplaats je verzonden berichten waarvan je de reactie in de gaten wilt houden. Zo kan het oorspronkelijke bericht uit je inbox en kun je makkelijk de follow-up van uitstaande vragen in de gaten houden.
Tip 2: Ontdek de Pomodoro-techniek
Pomodoro? Dat is toch een tomaat in het Italiaans? Ja, dat klopt! En wat dat met timemanagement te maken heeft? Laat je verrassen en doe er je voordeel mee.
Pomodoro verwijst naar de kookwekker in de vorm van een tomaat die Frances Cirillo, uitvinder van deze timemanagement-techniek inspireerde. De Pomodoro-techniek helpt je met het effectiever gebruiken van tijd. Francesco bedacht dat een blok van 25 minuten perfect is om je te concentreren op één taak. Daarna nam hij 5 minuten pauze, waarna hij de kookwekker opnieuw op 25 minuten zette. Nadat hij vier van deze rondes had voltooid, gaf hij zichzelf een langere pauze. Dit ritme is de basis van de Pomodoro-techniek. Als je de Pomodoro-techniek op de juiste manier toepast, zul je merken dat je minder snel afgeleid raakt, stress afneemt en je meer gedaan krijgt in minder tijd.
Tip 3: Zet meldingen van digitale berichten tijdelijk uit
Ben jij ook zo snel afgeleid als je alerts van nieuwsberichten en meldingen van mails, Slack- en Whatsapp-groepen binnenkrijgt? Tel er nog de dagelijkse stroom van andere digitale berichten bij op en het is duidelijk dat concentreren een uitdaging is. Ga je aan de slag met de Pomodoro-techniek? Zet dan alle meldingen uit! Is je klus af? Dan kun je alle berichten weer checken.
Tip 4: Neem op tijd pauzes
Alleen aan de lunchtafel, geen gezellige pauzegesprekken met je collega’s… het kan onzinnig lijken pauzes te nemen in deze tijd. Toch is het belangrijk op tijd een break te nemen want alleen zo kun je je op de langere termijn goed blijven focussen. Probeer zoveel mogelijk regelmatig naar buiten te gaan. Dat kan tussendoor, maar ook aan het eind van je werkdag. Sommige mensen fietsen ’s ochtends juist eerst een rondje om het idee te hebben dat je naar je werk gaat. Heb je een buur of vriend(in) met een hond? Haak dan eens aan, dat zorgt voor frisse lucht én de live sociale contacten die we juist nu nodig hebben.
Tip 5: Houd voldoende aandacht voor je privéleven na werktijd
Met al deze tips kom je ’s avonds makkelijker in de relaxmode. Vind jij het écht lastig om ’s avonds afstand te nemen van je werk? Kun je mails en berichten op je smartphone na werktijd niet makkelijk uitzetten in je hoofd? Vergeet juist dan niet toch de deur uit te gaan. Ook al zijn we beperkt: zorg voor beweging, geef je partner of gezin de aandacht die ze nodig hebben en neem tijd om lief te wezen voor jezelf! Alleen zo kun je écht afschakelen en de volgende dag weer fris aan de slag gaan!
Meer informatie?
Wil je naar aanleiding van dit blog meer informatie over wat een professional organizer voor jou kan betekenen? Kijk dan eens hier in het overzicht van organizers.
Elke maand verschijnt er een nieuw blog, exclusief geschreven voor de NBPO. Via onderstaande knop kun je eerder verschenen blogs lezen.
