Digitale kantoortools: extra handjes of stressfactor?
Tijdens de voorbereiding van dit blog, was de corona-crisis nog niet zo actueel als momenteel het geval is. We hadden niet kunnen voorzien dat ons thema voor deze maand, stress gerelateerd aan digitale tools, zo actueel zou worden. Want doordat telewerken de komende tijd de norm is, hebben werkenden meer dan ooit te maken met digitale tools om te communiceren, te vergaderen en teamwerk te organiseren. Digitale tools zijn natuurlijk enorm handig, maar kunnen ook tot extra stress leiden. Want hoe houd je overzicht over alle digitale communicatiegroepen en -tools waarmee gecommuniceerd wordt?
20% van de kantoorprofessionals ervaart werkstress door technologische vernieuwingen
Anderhalf jaar geleden hielden wij een onderzoek over werkstress gerelateerd aan technologische tools voor projectmanagement en communicatie, zoals WhatsApp-groepen, Slack en Trello. En wat bleek? Bij 40% van de ondervraagden is de rol van e-mail veel kleiner dan een paar jaar geleden; steeds meer mailverkeer wordt vervangen door andere digitale communicatietools. 20% van de kantoorprofessionals ervaart werkstress door deze technologische vernieuwingen. 70% van de ondervraagden die dit zo ervaart, zegt dat deze stress negatieve impact heeft op werkprestaties en de gezondheid. Nu er zoveel mensen telewerken, is het dan ook de hoogste tijd een paar tips te geven die helpen digitale tools te omarmen én het overzicht te behouden. Nu en in de toekomst!
Tip 1: selecteer de tools die je écht nodig hebt voor jouw werk
Waarschijnlijk heb jij voor jouw werk niet alle tools nodig die je aangereikt krijgt. Onze tip: ga alleen met de tools aan de slag die jij nodig hebt voor je werk. Want je kunt beter met één tool goed omgaan, dan dat je vijf tools maar half kent. Maak onderscheid tussen wat je moet gebruiken en wat je kunt gebruiken. Of misschien heb je andere digitale hulpmiddelen nodig? Mocht dat zo zijn, overleg daar dan over met je manager. Want wie weet zijn je collega’s er ook heel blij mee!
Tip 2: vraag hulp aan collega’s die de tool al onder de knie hebben
In elke organisatie lopen early adopters rond. Dat zijn van die collega’s die alle nieuwe gadgets en tools als eerste kennen en omarmen. Zoek contact met deze maatjes en vraag ze om hulp als je zelf nog niet goed met een tool kunt werken. Door deze peer-to-peer-training bespaar je jezelf veel gepuzzel en tijd.
Tip 3: breng structuur aan in je dag
Vaste structuur is belangrijk voor iedereen die overzicht wil houden op de werkdag. Bedenk elke werkdag goed wat je de komende uren moet doen om op te leveren wat nodig is. Maak zowel met je manager als met je collega’s afspraken over wat je op welk moment gaat opleveren. In sommige gevallen is het belangrijk de gemaakte afspraken even schriftelijk te bevestigen. Ga daarna aan de slag en zet alleen de tools open die je de komende uren nodig hebt. Ben je thuiswerken niet gewend en vind je structuur aanbrengen juist in deze roerige tijd lastig? Zorg er dan voor dat je op normale tijden opstaat, pauzes neemt, de normale lunchpauzes aanhoudt en dagelijks op tijd stopt met werken. Want structureel te lang doorwerken en de daarbij gepaard gaande stress, is een groot gevaar van remote werken.
Tip 4: laat je collega’s weten via welke communicatietools je bereikbaar bent
Nu ook de reguliere overlegstructuur een andere vorm krijgt en je niet even naar je collega kunt lopen voor bijvoorbeeld overleg over jullie gezamenlijke project, is onze tip: maak een lijstje van alle vragen die je hebt en bel/skype elkaar regelmatig. Laat je collega’s weten via welke tools ze je het beste kunnen bereiken. Hiermee voorkom je dat je de neiging hebt continu op allerlei kanalen te kijken. Dat voorkomt stress en zo blijf je in tune!
Tip 5: vermijd afleiding
Door de toename van digitale tools is het gevaar groot dat je je laat afleiden. Zeker als je telewerkt. Je moet wel een ijzersterke discipline hebben om daar geen last van te hebben.
Wat helpt, is een timer waarmee je momenten van echte concentratie afwisselt van ontspanning. Zo houd je je monkey mind onder controle. Zet de timer bijvoorbeeld op 30 minuten. Die tijd ga je geconcentreerd aan de slag. Daarna mag je weer even kijken wat de stand van zaken is op Twitter, LinkedIn e.d. Weet je van jezelf dat dit gemakkelijk uitloopt, zet hier dan ook een timer voor. Ook kun je de pomodori-techniek gebruiken. Dat heeft niets te maken met Italiaanse tomaten, maar wel met het indelen van je werkdag. Met deze techniek deel je je werktijd op in partjes van 30 minuten: 25 minuten geconcentreerd werken en dan 5 minuten ontspannen en even lekker niets doen. Na 4 partjes (2 uur) neem je een langere pauze.
Als je deze en de bovenstaande tips toepast, kom je een heel stuk verder. Tot slot nog wat afsluitende tips voor iedereen die plots thuiswerker is, samen met een eventuele partner en/of kinderen:
- Maak afspraken over wie welke ruimte/welk apparaat wanneer mag gebruiken.
- Maak afspraken over geluidsoverlast. Moeten zowel jij als je partner tegelijk inbellen voor een meeting? Gebruik oortjes of zoek een andere manier om elkaar niet te storen.
- Is dit allemaal niet haalbaar omdat er in huis veel gebeurt? Je kunt ook afspreken met je omgeving dat wanneer je laptop open is, je aan het werk bent en niet gestoord mag worden. Laptop dicht betekent: ik ben er voor je.
- Doordat veel gezinnen ineens 24/7 bij elkaar in huis zitten, weet je niet hoe de situatie van je collega is wanneer deze thuiswerkt. Check altijd even of je belletje met een collega gelegen komt. Misschien moet hij of zij eerst naar een andere ruimte voordat er een ongestoord gesprek kan plaatsvinden.
Meer informatie?
Wil je naar aanleiding van dit blog meer informatie over wat een professional organizer voor jou kan betekenen? Kijk dan eens hier in het overzicht van organizers.
Elke maand verschijnt er een nieuw blog, exclusief geschreven voor de NBPO. Via onderstaande knop kun je eerder verschenen blogs lezen.
